Digitalisierung von Geschäftsprozessen als Chance

Warum Sie Digitalisierung als Chance sehen sollten

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist ein zentrales Thema, mit dem sich derzeit nahezu alle Unternehmen beschäftigen. Die Diskussionen dazu sind kontroversiell, denn es müssen sowohl die Chancen als auch die Risiken dahinter betrachtet werden.

Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen gibt es mittlerweile leistbare Lösungen für den Einstieg in die Digitalisierung. Durch die Einfachheit der Umstellung wird der Wettbewerbsnachteil gegenüber den großen Unternehmen abgebaut.

Wir haben für Sie einige der wesentlichen Eckdaten und Erfolgsfaktoren zur Digitalisierung zusammengefasst:

Produktivität erhöhen

Durch die Digitalisierung werden Geschäftsprozesse optimierbar. Der Zeit- und Kostenaufwand wird gesenkt und somit die Produktivität erhöht. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, sich voll und ganz auf die Steigerung der Kundenzufriedenheit und Servicequalität zu konzentrieren. Der übermäßige Papierfluss wird reduziert, es gibt weniger Medienbrüche, und alle einem Prozess zugehörigen Dokumente werden digital gesammelt. So behält man stets den Überblick über die Geschehnisse im Unternehmen.

Mit durchschnittlich rund 95% Zustimmung (Quelle: Statista) hat die Digitalisierung für Unternehmen eine immense Bedeutung. Sie beeinflusst die Geschäfts- und Arbeitsprozesse äußerst positiv.

Wichtig sind für die Unternehmen vor allem die geschäftsinternen Bereiche:

• Internes Rechnungswesen
• Vertrieb und Marketing
• Fertigung und Lager
• Einkauf und Beschaffung
• Strategieentwicklung
• Personalwesen und Zeitmanagement
• Kundendienst und Service
• Projektmanagement

Vernetzung mit der Außenwelt

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ermöglicht es, wertschöpfende und administrative Prozesse zu digitalisieren. Auch unternehmensübergreifende Prozesse vom Lieferanten bis zum Kunden werden digitalisiert. Unternehmensspezifische Strategien können somit verfeinert werden. Durch eine digitale Sammlung der Kundendaten kann auf die Vorlieben jedes einzelnen Kunden besser eingegangen werden. Die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter wird somit auf den Vertrieb gelenkt.

Geschäftstransparenz und Sammlung von Prozessdaten

Durch die ganze Zettelwirtschaft wird es unübersichtlich, sein Unternehmen genauestens im Blick zu haben. Wie verlaufen die Projekte? Wieviel Umsatz haben wir bis jetzt schon gemacht? Wie sieht es mit Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit aus? Viele offene Fragen, die sich ohne Digitalisierung schwer beantworten lassen.

Digitalisierung erleichtert das Herangehen an diese Herausforderungen. Durch sie ist es möglich, Transparenz und Nachvollziehbarkeit verschiedener Prozesse zu gewährleisten. Mittels Business-Apps hat man jederzeit Zugriff auf alle Daten des Unternehmens. Hier wird eine Echtzeitverfügbarkeit der Daten ermöglicht. Somit wird die Leitung des Unternehmens zeit- und ortsunabhängig.

Daten und Informationen können ganz individuell zusammengestellt werden. So erhält man auf einen Blick eine Übersicht über wesentliche Faktoren, wie den Verlauf von Projekten, den bisherigen Umsatz, etc.

Kostenreduktion

Die anfänglichen Kosten durch die Investition in eine Digitalisierung amortisieren sich schnell. Dank der Digitalisierung lassen sich Kosten erheblich senken. Es gibt weniger Medienbrüche und damit verbundene laufende Aufwände. Daten stehen jederzeit zur Verfügung. Die Kommunikationswege werden kürzer. Reaktionszeiten werden drastisch reduziert. Vorausschauende Planungen werden möglich. Predictive Maintenance verringert die Stillstands- und Ausfallzeiten. Entscheidungen können auf einer besser fundierten Basis schneller und hochwertiger getroffen werden.

Steigerung der Effizienz

Arbeitsprozesse werden optimiert, so haben Mitarbeiter schnellen Zugriff auf Daten und Dokumente. Somit wird viel Zeit gespart. Das Durchsuchen von Dokumentenmappen bleibt erspart. Der Verlust von Daten wird reduziert und die Nachvollziehbarkeit erhöht. Zusammengehörige Dokumente werden gesammelt, diese liefern jederzeit einen guten Überblick über den Verlauf von Prozessen. Produkte, Angebote und Dienstleistungen können spezifiziert und modernisiert werden. Neue Marktchancen können frühzeitig erkannt und ergriffen werden.

Auf Bedürfnisse der Kunden kann schnell reagiert werden, so wird die Service- und Kommunikationsqualität eines Unternehmens erhöht. Dies führt zu einer Steigerung der Kundenzufriedenheit und einer Verringerung der Kundenbeschwerden. Wie sich gut erkennen lässt, geht der Fokus stark von allgemeinen Tätigkeiten weg und hin zu qualitativer Kundenbetreuung und Vertriebsoptimierung.

Integration der Wertschöpfungsketten

Die Wertschöpfungskette jedes einzelnen Unternehmens kann in einer digitalen Lösung integriert werden. Mit einer Wertschöpfungskette kann der eigentliche Prozess einer Leistungserstellung eines Unternehmens strukturiert werden. Jedes Unternehmen verfügt natürlich über eine andere Kernkompetenz. So muss auch die Wertschöpfungskette optimal umgesetzt werden um die höchste Effizienz zu erreichen.

Welche Techniken bieten sich an?

Ein digitales Unternehmen besteht aus vier Eckpunkten. Dazu gehört Cloud-Computing, Mobile-Computing, social Networking und Big-Data-Analysen.

• Cloud-Computing

Cloud-Computing wird in drei verschiedenen Serviceoptionen angeboten: Software-as-a-Service (SaaS), Platform-as-a-Service (PaaS) und Infrastructure-as-a-Service (IaaS). Es handelt sich um eine Dienstleistung die es dem Nutzer ermöglicht, bereitgestellte IT-Ressourcen zu nutzen. Zu jeder Zeit, an jedem Ort kann er auf seine Daten zuzugreifen und mit diesen arbeiten. Cloud-Technologie wird in einer öffentlichen, privaten oder hybriden Umgebung genutzt.

• Mobile-Computing

Mithilfe von Cloud-Lösungen kann ein Unternehmer jederzeit auch via Business-App auf die Daten seines Unternehmens zugreifen, Anweisungen geben, Nachrichten verfassen, Daten verarbeiten und vieles mehr.

• Social Networking

Die Nutzer bleiben nicht nur Konsumenten, sie werden nun auch zu Produzenten um Wissen und Erfahrungen mit anderen zu teilen. Dies kann innerhalb des Unternehmens geschehen, oder auch auf Plattformen wie LinkedIn, Xing, usw.

• Big-Data-Analysen

Täglich häufen sich mehr und mehr Daten an. Mithilfe von Big-Data-Werkzeugen können die Daten verwaltet und analysiert werden. Man behält den Überblick und erhält durch Analysen eine Hilfestellung zur Entscheidungsfindung.

Umsetzung einer Digitalisierung

Um Geschäftsprozesse digital umzusetzen, gibt es einige Punkte, die zu Beginn beachtet werden müssen:

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  Der wichtigste Punkt ist ein zukunfts-gerichteter Blickwinkel gegenüber der Digitalisierung. Hier findet schon längst ein Wandel statt und dem gilt es nun nach zu kommen. Dabei ist es wichtig, die eigenen strategischen Ziele genau zu definieren.

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  Weiteres ist die Priorität der verschiedenen Geschäftsprozesse zu beachten. Nicht jeder Prozess hat den gleich hohen Nutzen. Daher sollten die Prozesse mit der höchsten Priorität und dem höchsten Nutzen zuerst umgesetzt werden. Da hier die einzelnen Arbeitsschritte detailliert bearbeitet werden sollte.

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  Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Flexibilität. Die einzelnen Prozesse sollten flexibel gestaltet sein um möglicherweise andere Prozesse zu integrieren. Auch die Denkweise sollte flexibel sein. Durch die Umsetzung einer Digitalisierung können sich Projektmethoden oder Prozesse verändern, sie werden schneller und einfacher. Hier ist die Bereitschaft zu einer Veränderung äußerst trivial.

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  Um eine Digitalisierung optimal in ein Unternehmen einbinden zu können, sollten auch die Mitarbeiter bereits zu Beginn der Umsetzung mit dem neuen Projekt vertraut gemacht werden. So werden diese nicht plötzlich mit einer Digitalisierung überrumpelt, können auch mitarbeiten und aus Mitarbeitersicht wichtige Punkte, die bei der Digitalisierung beachtet werden sollten, einbringen.

Wie geht es weiter? Das lesen Sie in unserem nächsten Blogbeitrag zum Thema Digitalisierung von Geschäftsprozessen.

Unser Tipp: Erste Schritte gemeinsam setzen

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen verschafft viele Vorteile . Die Umsetzung bringt jedoch einige Herausforderungen mit. Die österreichische Wirtschaftskammer empfiehlt daher, mit einem qualifizierten Partner zusammenzuarbeiten, um für Ihr Unternehmen den optimalen Lösungsweg zu finden.

Die Digitalisierungs-Experten von trinitec erarbeiten mit Ihnen Ihre Strategie, konzipieren Ihre Lösungen und übernehmen Verantwortung für die erfolgreiche Umsetzung.

Landen wir gemeinsam!

Ich berate Sie gerne im Rahmen eines unverbindlichen Erstgesprächs.

Kontaktieren sie mich unter klaus.reimueller@trinitec.at oder +43 (650) 5359999

Ihr Klaus Reimüller